確定申告を行なう人間にとって、総勘定元帳の保管は悩みの種だと思います。
比較的簡潔な帳簿になる私のようなアフィリエイターという職種の者でさえ、約80ページと結構な厚みのある束になります。
更に、法律的に5～7年間の紙面保存が義務付けられているので、そんな分厚いものを、最低でも5冊分保存場所を確保しなければいけないんです。
ということで、この無駄をどうにかPDFなどのデータ保存に切り替える事で省けないものかと、色々調べてみたので以下にまとめてみようかと思います。
総勘定元帳をデータで保管して良いか調査
税務署に聞く
まずは税務署に電話して、「総勘定元帳をデータ保存しても良いか」たずねてみました。
結果、「立場上、紙面での保存をしてくださいとしか言えません」という、なんとも歯切れの悪い回答が返ってきました。
弥生カスタマーサポートに聞く
う～ん、どゆことだろう？と疑問に思ったので、今度は弥生カスタマーサポートに電話して聞いてみました。
すると、「PDF保存なら問題ないと思います」との回答。
んん？？？
ネットで調査
イマイチはっきりしないなぁ、と思いぐぐってみたところ、
「税務署が入った時にすぐ印刷できるような状態にしてデータ保存している」という方が多々いました。
まとめ
つまりは、法律的には紙面で保存する事が決められているのだけど、慣例的にデータ保存でも咎められる事はあまりなさそうって感じのようです。
ただし、総勘定元帳をPDFにしておく等、すぐに紙面にできる事が重要という印象を受けました。
ただあくまでも慣例的にって感じなので、運悪く厳しい税務署職員が調査に来たら、ペナルティを受けてしまう可能性は十分にあります。
ということで、法律的にデータ保存OKにするにはどうすれば良いか、さらに調査してみました。
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総勘定元帳を合法的にデータ保管する方法を調査
税務署に聞く
今度は電話ではなく、直接税務署に足を運んでみました。
すると、初めに対応してくれた職員の方が「詳しい者に変わります」と、なんだか奥から人を連れて来ました。
その人いはく、
「総勘定元帳をデータ保存するためには、『電磁的記録の申請書』を書いて申請しておかなければならない」
とのこと。
ただし、より詳しく聞いてみると、この申請を通す為には、会計ソフトが電磁的記録をする為の条件に合致していなければならないみたいです。
更に、申請は帳簿付けを開始する3ヶ月前までにしなければならないとのことなので、例えば本日2016年2月26日に申請したとしたら、適用は2017年度の確定申告からということになるようです。
そして、「まずは会計ソフトが対応しているかをソフト会社に聞いて、対応していれば国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請の申請書に記入して持ってきて下さい」とのことを言われました。
弥生カスタマーサポートに聞く
ということで、弥生に、ソフト的に「帳簿の電磁的記録」に対応しているものはあるのかを聞いてみました。
すると、
「弥生会計 16 スタンダード以降から対応しています」
とのこと。
（残念ながらやよいの青色申告は電磁的記録に対応していないので、弥生会計へのアップグレードが必要）
まとめ
個人事業主や副業者の青色申告の場合、やよいの青色申告が「帳簿の電磁的記録」をするための条件を備えていない（ということは現存する青色申告ソフトはほぼ不可能かと）ことから、サポート含め倍額以上になる弥生会計の購入が必要となります。
それが許容できるのであれば、総勘定元帳のデータ保存（PDF保存）は可能です。
まあほとんどの青色申告者は、上記のやよいの青色申告や、その他クラウド会計ツールを使っていると思うので、合法的に総勘定元帳の紙面保管をデータ保管に切り替えるのは、若干敷居が高いような気はしました。
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